Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Строительный колледж № 12 Департамента образования города Москвы ведет подготовку почти 2000 студентов по 25 специальностям и профессиям, востребованным в регионе. Колледж представляет собой сложный учебно-научный производственный комплекс, имеющий разнообразные внутренние и внешние связи. Эффективное выполнение задач, стоящих перед учреждением, требует постоянного внимания к проблемам организации управления. Программа развития образовательного учреждения в среднесрочной перспективе на 2012 – 2014 гг. предусматривает формирование современной системы управления колледжем, информатизации и развитие очной, очно-заочной, заочной и дистанционной форм обучения.
Большие возможности для совершенствования системы управления предоставляет использование автоматизированной информационной системы (АИС), к числу которых можно отнести: повышение достоверности информации и оперативности обработки данных; перераспределение функций должностных лиц и освобождение их от рутинных операций, доступных ЭВМ, как следствие, мобилизация творческого потенциала на решение содержательных проблем; уменьшение неопределенностей в процессах управления вследствие упорядочения деятельности подразделений и представление администрации полной и удобной в использовании информации.
Поскольку к настоящему времени колледж не располагает АИС управления учебным процессом, сотрудники Службы учебно–методической работы выполняют планирование учебных нагрузок преподавателей, составление расписание занятий вручную, используя, как правило, табличный процессор MS Excel. При этом результат работы должен быть представлен в виде стандартных документов или бланков заданной формы. Безусловно, что при достаточном количестве квалифицированных сотрудников любую работу можно выполнить вручную, используя только одно средство связи – телефон.
Составление расписания традиционно является одной из самых длительных операций, требующих кропотливой работы и повышенного внимания. Особую важность здесь имеет не допущение накладок по группам, преподавателям и аудиториям. Это легко сделать вручную, планируя расписание для нескольких человек, но при управлении коллективом, состоящим из нескольких десятков человек, а так же большого количества учебных групп, задача требует достаточно большого количества времени. При этом ошибки можно выявить только после полной проверки всей проделанной работы. Дополнительные проблемы появляются тогда, когда следует внести корректировки в уже запланированную работу.
В данной ситуации наиболее удобной, практичной и экономичной является работа сотрудников в локальной настольной базе данных, когда решение задачи сводится к определенным действиям с уже имеющимися данными.
Целью настоящей работы является проектирование и разработка базы данных для автоматизации процесса расчета и распределения учебной работы преподавателей и составления расписания занятий. В качестве среды разработки была выбрана популярная настольная СУБД MS Access. Достоинства среды заключаются в том, что создавать приложения в ней могут специалисты в различных предметных областях, не являющиеся программистами, коими и являются авторы данной работы.
В ходе выполнения поставленной задачи было создано автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста службы учебно-методической работы колледжа, предназначенное для решения следующих задач: составление плана учебной работы на учебный год, распределение работы между преподавателями, формирование индивидуальной нагрузки преподавателя, составление расписания занятий.
Важнейшей функцией АРМа является формирование индивидуальной нагрузки преподавателя. Работая в базе данных, сотрудник может легко, аккуратно и четко распределить, а при необходимости, и перераспределить учебную нагрузку между преподавателями. При составлении расписания используется имеющаяся в базе данных информация, полученная на этапе формирования индивидуальной нагрузки преподавателей. При этом у пользователя запрашиваются  только недостающие сведения: день недели, часы занятий, аудитория. Указанный подход к составлению расписания полностью исключает вероятность пропуска того или иного занятия, включенного в индивидуальный план преподавателя. При вводе данных осуществляется контроль правильности составления расписания и при обнаружении накладки пользователь незамедлительно получает сообщение о ней.
Особое внимание при разработке данного приложения в СУБД MS Access уделялось пользовательскому интерфейсу. Здесь следует отметить совершенно уникальную возможность среды разработки для автоматического создания функциональных форм и отчетов. АРМ состоит из нескольких форм, последовательно проводящих пользователя через этапы создания расписания.
К примеру, в форме «Расписание» сконцентрирована вся необходимая для работы информация, форма «Календарь» предназначена для визуального отображения информации о занятых часах, что позволяет предотвратить потенциальные накладки.
Данные, получаемые в ходе планирования расписания, сохраняются в специально созданной таблице базы данных. Структура таблицы такова, что в нее записывается максимум информации о позиции расписания при минимальном числе полей.
В планируемом расписании возможно отражение таких особенностей, как пары через неделю, возможность совместных лекций у учебных групп (потоков), чередование учебных групп и дисциплин у преподавателя в зависимости от четности или нечетности недели.
Выходной документацией программы является: индивидуальное расписание учебных занятий преподавателя; расписание занятости аудитории (лаборатории); общее расписание учебных занятий для преподавателей.
В заключении следует отметить, что в результате проектирования и разработки данного настольного приложения создано практичное и удобное автоматизированное рабочее место сотрудника Службы учебно-методической работы, которое можно использовать на переходном этапе информатизации колледжа: от отсутствия какой либо автоматизации до развертывания полнофункциональной мощной АИС, построенной на сетевых технологиях и современных серверных СУБД.